IT dla pensjonatu: co poza wifi trzeba mieć poukładane

Goście narzekają na wifi, więc zaczynasz i kończysz na sieci. System rezerwacji, terminal płatniczy i dane gości działają jednak codziennie w tle i od nich zależy, czy sezon obejdzie się bez telefonów w nocy. O samej sieci piszemy w artykule o wifi dla pensjonatu.

System rezerwacji

Booking, Airbnb i własna strona z formularzem muszą korzystać z jednego kalendarza. Bez połączenia w końcu przyjmiesz dwie rezerwacje na ten sam pokój w tym samym terminie. Taka pomyłka może kosztować więcej niż awaria sprzętu, bo psuje relację z gościem i z platformą naraz. Jak łączymy kalendarze, opisujemy na stronie automatyzacje i integracje.

Terminal i kasa fiskalna

W szczycie recepcja obsługuje kilka osób naraz, a zameldowania i wymeldowania nakładają się na siebie. Jeśli terminal się zawiesza albo kasa nie łączy się z systemem rezerwacji, obsługa wpisuje kwoty ręcznie, a goście czekają w kolejce. Integrację kasy z systemem opisujemy w artykule o kasie fiskalnej zintegrowanej z systemem sprzedaży.

Dane gości

Formularz meldunkowy, dane z rezerwacji, czasem skan dowodu: to dane osobowe, a w sezonie przewijają się ich setki. Jeśli trzymasz je w jednym pliku Excela na komputerze w recepcji, ryzyko ograniczysz hasłem dostępu i backupem. Zasady backupu opisujemy w artykule o backupie danych w małej firmie.

Zamki elektroniczne

Kody zamiast kluczy pozwalają zameldować gości poza godzinami recepcji. Zamki wymagają jednak stabilnej sieci i zasilania, a gdy przestają działać, gość stoi pod drzwiami.

Czego nie kupować

Nie kupuj systemu hotelowego klasy PMS dla obiektu z kilkoma pokojami. Jego koszt i złożoność przekraczają potrzeby takiego obiektu. Małemu pensjonatowi wystarczy prosty system rezerwacji połączony z kalendarzami Bookingu i Airbnb.

Ile to kosztuje

Koszt stałej opieki zależy od liczby pokoi i od kanałów rezerwacji, które mamy obsłużyć. Pensjonat z pięcioma pokojami na Bookingu i Airbnb to inny zakres niż obiekt z piętnastoma pokojami, własną stroną z rezerwacjami i terminalem płatniczym. Na cenę wpływa też to, czy zakres obejmuje stronę internetową i czy potrzebujesz reakcji na awarię w sezonie, w weekend i wieczorem.

Wyceniamy dopiero po oględzinach: sprawdzamy, z czego korzysta recepcja, gdzie leżą dane gości i co już działa. Bez tego wycena byłaby zgadywaniem. Po oględzinach wiesz, za co płacisz.

Jak zacząć

Zaczynamy od oględzin obiektu i przeglądu tego, z czego korzysta recepcja: kanały rezerwacji, terminal, miejsce przechowywania danych gości. Na tej podstawie układamy plan: co domknąć przed sezonem i w jakiej kolejności. Pełny zakres opisujemy na stronie IT dla pensjonatów i apartamentów, a integracje na stronie automatyzacje i integracje.

Umów bezpłatną konsultację, jeśli chcesz sprawdzić, czy poza wifi wszystko wytrzyma pełne obłożenie. Oględziny robimy w całej Kotlinie Jeleniogórskiej i w Karkonoszach.