IT dla organizacji pozarządowej: co zrobić samemu, a co zlecić

Zacznij od backupu dokumentów projektowych, a dopiero potem myśl o stronie. W wielu małych stowarzyszeniach wniosek, umowa z grantodawcą, harmonogram i skany faktur leżą na jednym komputerze prezesa albo skarbnika. Jeśli ten komputer padnie tydzień przed terminem rozliczenia, grantodawca raczej nie przyjmie „dysk się zepsuł” jako wyjaśnienia.

Dokumenty projektowe

Backup chroni dokumenty potrzebne do rozliczenia pieniędzy, które organizacja już dostała. Codziennie zapisuj kopię w dwóch miejscach, a raz na jakiś czas sprawdź, czy da się z niej odtworzyć plik. Zasady są takie same jak w firmie. Opisujemy je w artykule o backupie danych w małej firmie.

Strona i poczta

Strona stowarzyszenia potrzebuje aktualności, listy projektów i danych do kontaktu. Po uruchomieniu poradzi sobie z nią osoba bez umiejętności technicznych. Poczta na własnej domenie (kontakt@nazwa-organizacji.pl zamiast prywatnego adresu w Gmailu) podnosi wiarygodność wobec grantodawców i partnerów, a utrzymanie kosztuje niewiele.

Współpraca zdalna

Wolontariusze i zarząd logują się z domu, czasem z telefonu. Wspólny dysk w chmurze z trzema folderami (projekty, dokumenty zarządu, archiwum) i przydzielonymi uprawnieniami pozwala przestać wysyłać pliki mailem w kółko. Serwer nie jest do tego potrzebny.

Bezpieczeństwo przy małym budżecie

Wystarczą trzy rzeczy: osobne hasło dla każdej osoby, aktualny system operacyjny i backup opisany wyżej. Kosztują niewiele, ale ktoś musi je raz ustawić i potem sprawdzać.

Czego NGO zwykle nie potrzebuje

Przy kilkunastu projektach rocznie organizacja nie potrzebuje CRM do zarządzania darczyńcami. Własny serwer i sieć firmowa jak w biurze na dziesięć osób też są zbędne, gdy większość pracy toczy się zdalnie.

Ile to kosztuje

Koszt stałej opieki nad organizacją zależy od tego, ile osób korzysta z poczty i dokumentów, ile danych trzeba chronić i czy w zakresie jest też prowadzenie strony. Stowarzyszenie z trzema osobami w zarządzie i jednym projektem grantowym potrzebuje innej opieki niż fundacja z kilkunastoma wolontariuszami i archiwum dokumentów projektowych.

Wycenę przygotowujemy po rozmowie o tym, co organizacja ma dziś, bo wtedy widać zakres. Bez tej rozmowy nie wiemy, czy zaczynamy od backupu, czy od uporządkowania poczty.

Jak zacząć

Najpierw rozmawiamy o stronie, poczcie i miejscu, w którym leżą dokumenty projektowe. Na tej podstawie ustalamy kolejność prac. Zwykle pierwszy jest backup, a reszta może poczekać do następnego kwartału. Rozwiązania dla organizacji znajdziesz na stronie IT dla organizacji pozarządowych.

Jeśli nie masz jeszcze backupu dokumentów projektowych, umów bezpłatną konsultację. Ustalamy też warunki dla NGO, które różnią się od oferty dla firm.