Backup danych w małej firmie — jak zrobić go dobrze

Backup danych w małej firmie zwykle istnieje w jednej z dwóch postaci: albo go nie ma, albo jest, ale nikt go nigdy nie odtworzył. Druga sytuacja jest gorsza, bo daje fałszywe poczucie bezpieczeństwa. Poniżej konkretne zasady, nie ogólnik „rób kopie zapasowe”.

Backup, którego nikt nie odtwarzał, to nie backup

Najczęstszy scenariusz, jaki widzimy: firma ma kopię na zewnętrznym dysku albo w chmurze, kopia się robi automatycznie co noc, nikt nie sprawdza, czy da się z niej cokolwiek przywrócić. Dopiero przy realnej awarii — padły dysk, zaszyfrował ransomware, ktoś przez pomyłkę skasował folder — okazuje się, że plik kopii jest uszkodzony, hasło zgubione, albo kopia obejmowała nie te foldery, co trzeba. To nie jest backup, to nadzieja.

Zasada jest prosta: backup, którego nie przetestowałeś, traktuj tak, jakby go nie było.

Reguła 3-2-1 w praktyce małej firmy

Nie trzeba korporacyjnego działu IT, żeby to zastosować:

• 3 kopie danych — oryginał plus dwie kopie.
• 2 różne nośniki — np. serwer/NAS na miejscu plus chmura albo dysk zewnętrzny.
• 1 kopia poza siedzibą firmy — żeby pożar, zalanie czy kradzieża sprzętu z biura nie zabrały wszystkiego naraz.

Dla firmy z 5-10 stanowiskami to realnie: mały serwer NAS w biurze (np. Synology) plus automatyczna kopia do chmury. Konfiguracja jednorazowa, dalej działa bez udziału nikogo — co zdejmuje z Ciebie konieczność pamiętania o czymkolwiek.

Gdzie to najbardziej boli — gabinety i kancelarie

Gabinet lekarski czy stomatologiczny ma dodatkowy problem: kartoteka pacjenta to dane, których utrata to nie tylko strata biznesowa, ale i naruszenie RODO z realną odpowiedzialnością. Backup systemu gabinetowego musi być szyfrowany, regularny i — tak jak wszędzie — testowany. To samo dotyczy kancelarii i biur rachunkowych: dokumenty klientów trzymane „na słowo honoru” na jednym dysku to ryzyko, które łatwo policzyć dopiero po fakcie.

Ransomware — dlaczego sam backup nie wystarczy

Ransomware szyfruje wszystko, do czego ma dostęp — łącznie z podłączonym na stałe dyskiem zewnętrznym czy zmapowanym dyskiem sieciowym. Jeśli kopia zapasowa jest cały czas podpięta do tego samego komputera co dane produkcyjne, atak zaszyfruje jedno i drugie. Dlatego część kopii musi być odłączona od sieci albo trzymana w chmurze z wersjonowaniem — żeby dało się wrócić do stanu sprzed ataku, a nie tylko do zaszyfrowanej kopii z wczoraj.

Co sprawdzić dziś, bez inwestycji

1. Czy backup w ogóle działa — sprawdź datę ostatniej udanej kopii, nie datę „harmonogramu”.
2. Czy ktokolwiek kiedykolwiek próbował coś z niego odtworzyć.
3. Czy kopia jest w innym miejscu niż oryginał — fizycznie, nie tylko w innym folderze na tym samym dysku.
4. Czy dostęp do backupu ma więcej niż jedna osoba — żeby nie zależał od jednego telefonu.

Jeśli na któreś z tych pytań odpowiedź brzmi „nie wiem”, to jest dokładnie ten moment, żeby to sprawdzić, zanim padnie dysk, nie po.

Zakres wdrożenia serwera, NAS-a i backupu 3-2-1 opisany jest na stronie serwery, NAS i backup dla firm — a rozwiązania dopasowane do gabinetów i RODO na stronie IT dla gabinetów.

Chcesz sprawdzić, czy Twoje dane faktycznie da się dziś odtworzyć? Umów bezpłatną konsultację — sprawdzimy to razem, zanim sprawdzi to awaria.